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Protocollare la posta (cartacea) con Excel Opzioni
ekant2
Inviato: Friday, October 04, 2013 3:50:33 PM
Rank: AiutAmico

Iscritto dal : 6/11/2008
Posts: 348
Buona salute a tutti gli Aiutamici.
Avrei necessità di trovare un buon programmino free con il quale potere archiviare tutta la posta cartacea (e se è possibile anche quella elettronica) da 20 anni a questa parte in maniera tale da poterla trovare, visualizzare, richiamare, stampare, etc. etc. in caso di bisogno senza dovere andare a cercare dentro i polverosi contenitori ammassati l'uno sull'altro in cantina.
Sono certo che con Excel è possibile fare ciò, ma bisognerebbe avere una conoscenza abbastanza approfondita per potere realizzare un file completo e di facile consultazione (magari con delle maschere di ricerca).
E' già complicato dovere scannerizzare tutte quelle migliaia di fogli............
Qualcuno di Voi Aiutamici mi indicherebbe una soluzione alla mia necessità?
GRAZIEEEEEEEEEEEEEEEEEE
Sponsor
Inviato: Friday, October 04, 2013 3:50:33 PM

 
a10n11
Inviato: Friday, October 04, 2013 7:31:18 PM

Rank: AiutAmico

Iscritto dal : 5/29/2003
Posts: 1,694
salve
digitalizzare 20 anni di corrispondenza trasformandoli in file immagini per poi indicizzarli e gestirli con excel mi pare una impresa colossale.
non fai prima ad utilizzare un visualizzatore di immagini come Picasa che permette anche la catalogazione?
saluti
Giap

ekant2
Inviato: Saturday, October 05, 2013 8:39:53 PM
Rank: AiutAmico

Iscritto dal : 6/11/2008
Posts: 348
a10n11 ha scritto:
salve
digitalizzare 20 anni di corrispondenza trasformandoli in file immagini per poi indicizzarli e gestirli con excel mi pare una impresa colossale.
non fai prima ad utilizzare un visualizzatore di immagini come Picasa che permette anche la catalogazione?
saluti
Giap

Più che colossale!
La maggior parte del lavoro è stato già svolto in quanto ogni singola lettera o telegramma o raccomandata è già stata catalogata in un database di Excel 2003 e in questi giorni 2 ragazzi di scuola media che vogliono prendere confidenza con Excel stanno scannerizzando ogni singolo foglio; sono a circa il 70% del lavoro. Ho disposto in azienda che a fine lavoro, ai due ragazzi sarà fatto omaggio dei due computer portatili HP Mini 210 che stanno utilizzando ed una collana di libri di storia per la loro classe.
Ecco perché sarebbe utile un'applicazione realizzata con Excel che mi permettesse di gestire tutta la posta passata e futura con la possibilità di poterla collegare e richiamare in caso di bisogno attraverso una maschera di ricerca, di visualizzazione e di collegamento, e quanto più altro possibile fare.
Mi rendo conto che chiedo troppo, ma se non lo chiedo agli Amici a chi?
a10n11
Inviato: Sunday, October 06, 2013 10:53:44 AM

Rank: AiutAmico

Iscritto dal : 5/29/2003
Posts: 1,694
salve
fondamentalmente non dovrebbe essere una cosa complicata, solo laboriosa.
Visto che dici che già hai creato un erchivio in excel, proviamo a vedere come è stato strutturato.
saluti
Giap

ekant2
Inviato: Monday, October 07, 2013 10:00:00 AM
Rank: AiutAmico

Iscritto dal : 6/11/2008
Posts: 348
a10n11 ha scritto:
salve
fondamentalmente non dovrebbe essere una cosa complicata, solo laboriosa.
Visto che dici che già hai creato un erchivio in excel, proviamo a vedere come è stato strutturato.
saluti
Giap

Ecco, si tratta di un normalissimo file di Excel chiamato elencoattixxx.xls il cui foglio 1 è stato rinominato "Elenco documenti"
E' composto di 9 colonne:

Data entr/usc (riporta la data della consegna o della partenza reale)
Nomefile (riporta il nome attribuito al documento)
Data prot (riporta la data riportata sul documento in entrata o uscita)
Tipo (riporta la tipologia del documento Raccomandata - Ordinaria - Telegramma - Notifica - Pacco - etc)
Mittente (riporta l'indicazione di chi spedisce)
Indirizzo (riporta l'indicazione del destinatario/i)
Protocollo (riporta lo stesso protocollo scritto sul documento in entrata o in uscita)
Oggetto (riporta lo stesso oggetto del documento)
Annotazioni (riporta dei promemoria o se vi sono allegati o altri particolari che riguardano il documento)

Va tenuto conto che i documenti elencati sono stati salvati in una unica cartella nei formati DOC - XLS - JPG

Spero che la descrizione sia abbastanza chiara.

a10n11
Inviato: Monday, October 07, 2013 10:44:56 AM

Rank: AiutAmico

Iscritto dal : 5/29/2003
Posts: 1,694
ekant2 ha scritto:

Ecco perché sarebbe utile un'applicazione realizzata con Excel che mi permettesse di gestire tutta la posta passata e futura con la possibilità di poterla collegare e richiamare in caso di bisogno attraverso una maschera di ricerca, di visualizzazione e di collegamento, e quanto più altro possibile fare.



Salve cosa intendi quando parli di collegamento?

Così su due piedi, la strada più semplice mi pare sia quella di creare un collegamento ipertestuale ad ogni riga che punta al documento.
saluti
Giap

ekant2
Inviato: Monday, October 07, 2013 3:41:01 PM
Rank: AiutAmico

Iscritto dal : 6/11/2008
Posts: 348
a10n11 ha scritto:
ekant2 ha scritto:

Ecco perché sarebbe utile un'applicazione realizzata con Excel che mi permettesse di gestire tutta la posta passata e futura con la possibilità di poterla collegare e richiamare in caso di bisogno attraverso una maschera di ricerca, di visualizzazione e di collegamento, e quanto più altro possibile fare.



Salve cosa intendi quando parli di collegamento?

Così su due piedi, la strada più semplice mi pare sia quella di creare un collegamento ipertestuale ad ogni riga che punta al documento.
saluti
Giap

Si, il collegamento ipertestuale l'ho già fatto, ma non mi basta.
Io vorrei accedere ai documenti attraverso una maschera con una serie di pulsanti su cui cliccare per "Aggiungere" "Cercare per.... data, oggetto, mittente, etc" "Aprire" "Visualizzare" "Stampare" "Concatenare con altri..." e magari nella stessa maschera un riquadro in cui compaia l'oggetto del documento manmano che, attraverso una freccetta Alto/Basso si scorre l'elenco dei documenti elencati.

Ecco questo mi permetterebbe di non accedere prima ad Excel, poi andare alla cartella che contiene i file e poi cercare tra essi quello che mi interessa solo dal nome del file.

Mi sono spiegato?
a10n11
Inviato: Tuesday, October 08, 2013 11:06:25 AM

Rank: AiutAmico

Iscritto dal : 5/29/2003
Posts: 1,694
salve
ti allego un file di esempio.
http://wikisend.com/download/912096/lbox.xlsm
troverai un file con una maschera improvvista per la la ricerca su tabella.
NB. è solo un abbozzo di esempio, apri il file, clicca sul pulsante e ti si apre la maschera
digita un nome tra quelli che trovi nella colonna "mittente" e vedi il risultato.
saluti
Giap

ekant2
Inviato: Tuesday, October 08, 2013 1:06:22 PM
Rank: AiutAmico

Iscritto dal : 6/11/2008
Posts: 348
a10n11 ha scritto:
salve
ti allego un file di esempio.
http://wikisend.com/download/912096/lbox.xlsm
troverai un file con una maschera improvvista per la la ricerca su tabella.
NB. è solo un abbozzo di esempio, apri il file, clicca sul pulsante e ti si apre la maschera
digita un nome tra quelli che trovi nella colonna "mittente" e vedi il risultato.
saluti
Giap

Grazie.......
Ho scaricato il file, ma credo di avere qualche problema con le macro o con VBA.
Non appena clicco su Pulsate1 mi spunta fuori una finestra.........
Le macro sono disabilitate bla bla bla bla................

Io utilizzo l'Office 2003 con tanto di codice Prod Key.
a10n11
Inviato: Wednesday, October 09, 2013 7:06:55 PM

Rank: AiutAmico

Iscritto dal : 5/29/2003
Posts: 1,694
salve
il messaggio ti avvisa che il tuo livello di protezione maco è impostato su alto.
Menù strumenti>Macro>Protezione
imposta il valore su media in modo che ogni volta che apri una cartella con delle macro ti chiede se attivarle o meno.
saluti
Giap

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